2016 yılı İç Denetim Programı kapsamında yer alan "Bakanlık İzleme ve Değerlendirme Daireleri Faaliyetlerinin Uyumlaştırılması ve Koordinasyonu" sürecine ilişkin danışmanlık faaliyeti, iç denetim yöntem ve tekniklerine uygun olarak yapılmıştır.

Genel olarak her devletin özel olarak ise her idari teşkilatın insan kaynakları sistemleri, mali sistemler ve hesap verebilirlik sistemlerinden oluşan üçayaklı yapıya ihtiyacı vardır. Ancak bu üçayaklı yapıya eklenmesi gerekli olan diğer bir önemli ihtiyaç ise iyi bir geri bildirim yani izleme ve değerlendirme sistemidir.

İzleme ve değerlendirme sistemi, karar alıcılar için yeni ve önemli bir kamu yönetimi aracıdır. Bu amaçla Millî Eğitim Bakanlığının yeniden yapılandırılması kapsamında 2011 yılında yapılan değişiklikle daha önce idari birimler arasında yer almayan İzleme ve Değerlendirme (Grup Başkanlıklarına) Dairesi Başkanlıklarına yer verilmiştir.

İzleme, uygulamanın fiziksel ve finansal ilerlemesi ve sonuçların elde edilmesine yönelik olarak, veri toplama, veri analizi, iletişim ve bilgi kullanımını kapsayan temel bir yönetim sorumluluğudur. Değerlendirme ise, çıktı, sonuç ve etkininin analiz edilmesinin yanı sıra uygulama süreçleri ve mekanizmalarının da analiz ve yorumlanmasıdır.

İzleme ve değerlendirme süreci birbirinden ayrılamaz. Öyle ki değerlendirme süreci izleme sürecini tamamlar niteliktedir. İzleme sistemi tarafından çalışmaların hedeften saptığı yönünde bir işaret alınırsa nitelikli değerlendirici bilgiyi kullanarak, izleme sisteminin dikkati çektiği gerçekler ve eğilimlere açıklık getirilebilir.

Danışmanlık faaliyeti ile Bakanlık izleme ve değerlendirme daireleri faaliyetlerine ilişkin mevcut iş süreçleri incelenerek farklı uygulama ve konumlandırmalardan kaynaklanan sorunları ortaya koymak ve Dairelerin uyumlaştırılması ile koordinasyonuna katkıda bulunmak amaçlanmıştır. Bu kapsamda literatür taraması, belge incelemesi, doküman analizi ve Bakanlık Merkez teşkilatı birimlerinin İzleme ve Değerlendirme Daire Başkanları ile Veri Analizi İzleme ve Değerlendirme ile Veri Analizi ve Politikalar Daire Başkanları ile görüşmeler yapılmıştır.

Danışmanlık faaliyeti sırasında, izleme ve değerlendirme dairelerinin görevleri ve görev tanımları, izleme ve değerlendirme sistemi, kurumsal kapasite, iletişim ve eşgüdüm veri kaynağı, raporlama ve ödenek konuları üzerinde durulmuştur.

Sürecin değerlendirilmesi sonucunda ulaşılan önemli tespitler ve değerlendirmeler aşağıda sıralanmıştır.

? İzleme ve değerlendirme dairelerinin görevleri ve görev tanımları net olarak belirlenmeli, konusu izleme ve değerlendirme olmayan iş ve işlemler ile izleme ve değerlendirme dışında icrai nitelikle bulunan iş ve işlemler bu dairelere yüklenmemelidir.

? İzleme ve değerlendirme için neyin ölçü alınacağı, izlenecek göstergelerin nasıl, kim tarafından, ne zaman ölçüleceği, izlenecek ve değerlendirilecek verilerin toplanması ve analiz edilmesi için nasıl bir yöntem kullanılacağı konusunda farklı uygulamalara meydan vermemek ve Bakanlığın faaliyetlerinin bir bütün olarak değerlendirebilmek açısından birimlerin kendi özellikleri de dikkate alınarak standart bir izleme ve değerlendirme sistemi benimsenerek uygulanmalıdır.

? İzleme ve değerlendirme daire başkanlıklarının kurumsal kapasitenin (yönetim yapısı, planlama, teknik, örgütsel, insan kaynağı vb) geliştirilmesine yönelik olarak fiziki, mali ve teknolojik altyapının geliştirilmesi, beşeri kaynakların nicelik ve niteliğinin artırılması ile yönetim ve organizasyon yapısının geliştirilmesi sağlanmalıdır.

? İzleme ve değerlendirme daire başkanlıkları arasında bağlantı, ilişki, düzen ve uyum sağlamak amacıyla belli periyotlarla bir araya gelinmesi, durum değerlendirmesi yapılarak iletişim ve koordinasyon sağlanması yoluna gidilmelidir.

? Var olan veri kaynağını daha işlevsel hale getirerek bir standart yakalanmalı ve bilgiden yararlanacak olan kullanıcıların gerekli bilgilere zamanında ulaşımı sağlanmalı, bilgi yönetim sisteminin kullanımı kolay, erişimi yüksek ve güvenli tutulmalıdır.

? Özel olarak izleme ve değerlendirme daireleri ve genel olarak da Bakanlığın faaliyetlerinin uyumu, iletişimi, koordinasyonu, işbirliğinin sağlanması ve uygulamanın ilerlemesine ilişkin faaliyetlerin ve ilgili verilerin dönemsel karşılaştırmalar yapılmasına fırsat vermesi bakımından bir raporlama mekanizması kurularak gerekli bilginin zamanında ve verimli bir şekilde üretilerek ilgili herkesin kullanımına sunulması sağlanmalıdır.